Ecold LINK

こんにちは。Ecoldの中山です。

昨年1月からエコルドの各教室で実証実験をしてきたEcold LINK。約１年間の実証実験期間を終え、今年はEcoldLINKを全国に広めていく1年にしたいな、と考えています。

1年間に何回改修したかなー。。。教室の先生たちにも使いやすく＆保護者さんにも使いやすいクラウドサービスを目指して何度も改修を繰り返してきました。たぶん１００回以上。

もともとは、Pepperのアプリケーションを色々作っていく中、Pepperのカメラ機能を活かして「キッズハロー」という顔認証での入退出アプリケーションを作った時に、この入退出の時間データをそのままエクセルに落として当時使ってた請求ソフトにコピーして使おうと思いつき、毎月の請求事務が簡単になればいいなというところかはじまった開発ですが、どうせ自社開発するんだったら請求だけじゃなく、今ある紙ベースのものも全てデジタル化して事務業務を減らすことができないかな？と思ったのです。

行政がらみの仕事は紙ベースのものが多い。その上ハンコ文化。非常にめんどくさかった。しかもですねー、当時はペンで到着時間と帰った時間を書くわけですが、、、間違っちゃったりするとさらに訂正印が必要になり、何度も間違ったりすると実績票と言われるその用紙がハンコだらけ！！なんてこともありました。どれが合ってる時間なのかもはや見えません。。。

紙に書く→保護者さんにハンコ押してもらう→それをエクセルに入力するっていう二度手間がほぼ全ての事務作業に生じていました。この手間ときたら・・・。しかも、人の手を介せば介すほどミスが生じます。これはしょうがないんだけど、請求事務に関しては事業所運営の唯一の収入源がこの請求にかかっているだけに、間違えるととんでもないことになったり。教室の管理者にお願いしてた請求事務ですが毎回毎回間違っててワタシの月初はイライラが止まらなかったのです笑

実際、「私は中山さんみたいに完璧にできません！」とか言われて、さらに「中山さんは変わってしまいましたね！」とか言ってやめちゃった人もいました。私だって完璧じゃないよ、しかも私の大嫌いな数字の入力。。。だけど運営側としては凡ミスで収入が減るのは許せないわけですよ、だから自分で何回もチェックしてたし。。。なのに間違いを指摘したらキレられた。。。まぁ言われた人も嫌だったと思うけど、言う方も嫌だったと言うことをわかって欲しい。

そんな感じで離職につながることもあったので、結局直営店の請求事務は全て自分でやることにしたわけなんですが、、、請求だけを私がやったとしても教室内の紙ベースの仕事は変わらずでスタッフが子どもたちに関わる時間を逼迫してるし、事務仕事するためにこの仕事してるんじゃないんだけど。。。と思っている人も多かったはず。

そんなこんなでできたEcoldLINK。私がめんどくさい！と思っていた全ての紙ベースの仕事・二度手間を無くしました。今は教室の業務を全てこのEcoldLINKを使用して行なっています。

保護者さん側のアプリでは、希望スケジュールの提出・管理や連絡帳記入・実績票の確認や児童情報の更新などをすることができます。保護者さんが連絡帳と実績票にチェックを入れた時点で教室側からの編集はできなくなることで不正も防止。また保護者さんには１つのアカウントで兄弟の情報を管理できるようになっているしEcoldLINKを入れている他の教室を使う際には子どもの情報はそのまま引き継がれるので、もう1度入力するなどの手間が省ける仕様にしています。

教室側では希望のスケジュールを管理・調整して保護者さんへ送信、日々の連絡帳・実績票・個別の記録・業務日誌なども全てEcoldLINKで管理しています。また、勤怠は顔認証のアプリを使いシフト・勤務実績一覧・勤怠も管理しています。（タイムカードによる不正防止）スタッフには個々のアカウントを発行しそれぞれの立場での権限を付与しているので、管理者以外はさわれない機能も設けています。さらに送迎表の自動生成ができる機能を搭載できるよう開発中です。これができれば全ての業務が自動化します。

教室での事務作業を極力少なくすること、児童の情報をスタッフ全員で簡単に共有することができることにより、よりよい療育を子どもたちに提供できるようになるのではないか、と考えています。より良い療育が提供できれば、多くの保護者さんに選んでもらえる教室になっていけるかな、と。

あったらいいな、が形になっていくモノづくりは本当に楽しい。スタッフや保護者さんからの意見もたくさん反映されて、はじめは私の思いつきで開発し始めたクラウドサービスEcoldLINKですが、今はもはやEcoldLINKに関わる全ての皆さんの意見が反映されみんなで作り上げてきたもの、になっています。

送迎表機能だけでなく、EcoldLINKを契約してくれている教室・保護者さん向けに専門家による動画コンテンツの配信サービスも春にはリリースできそう。これからもより便利で情報提供ができるプラットフォームとしてEcoldLINKを進化させていきたいと思っています！